> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://joinpoints.gitbook.io/doku/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://joinpoints.gitbook.io/doku/automationen/grundlagen-zum-prozess-designer/aufgaben-and-check-listen.md). # Aufgaben & Check-Listen Plane manuelle Arbeitsschritte, weise Aufgaben zu und verbinde sie mit dem weiteren Prozessablauf. Aufgaben bilden **manuelle Arbeitsschritte** in einem Prozess ab. Der Prozess-Designer trennt **Automatisierungen** und **Aufgaben** klar: * **Automatisierungen** führt Joinpoints direkt aus. * **Aufgaben** plant Joinpoints ein und verteilt sie an Personen oder Teams. Der Prozess-Designer verwendet dafür folgende Beschriftungen: ``` Automationen: Werden sofort ausgeführt, nach Auslösen des Triggers Aufgaben: Werden automatisch verteilt ``` ## Grundprinzip ``` Prozess erreicht den vorgesehenen Punkt → Aufgabe wird eingeplant → zuständige Person oder Team wird zugewiesen → Aufgabe wird bearbeitet → Aufgabe wird abgeschlossen → hinterlegter Folgeschritt kann starten ``` ## Aufgabe im Prozess-Designer hinzufügen {% stepper %} {% step %} ### Gewünschte Stelle im Ablauf auswählen Öffne den Ablauf im **Prozess-Designer**. Wähle die Stelle für die manuelle Aufgabe.

{% endstep %} {% step %} ### „Neue Automation hinzufügen“ öffnen Das Plus-Symbol öffnet den Dialog **„Neue Automation hinzufügen“**. Wähle dort den Bereich **„Aufgaben/Erinnerungen“**.

Auswahl eines neuen Prozessschritts — Nach dem Klick auf das Plus-Symbol wählst du den gewünschten Schritt aus.

{% endstep %} {% step %} ### „Allgemeine Aufgabe verteilen“ auswählen Wähle für eine normale Aufgabe **„Allgemeine Aufgabe verteilen“**.

Die Aktion verteilt eine Aufgabe im Projekt an eine Person oder ein Team. Klicke auf **„Hinzufügen“**, um sie in den Ablauf aufzunehmen. {% endstep %} {% step %} ### Aufgabe im Ablauf prüfen Die Aufgabe erscheint im Aufgabenbereich des Ablaufs. Beispiel: **„Bestellung bearbeiten“** mit der Beschreibung: **„Bearbeite die Bestellung gemäß der E-Mail die eingegangen ist.“** {% endstep %} {% endstepper %} Ein Ablauf kann dann so aussehen: ``` Bestellung wird erstellt → automatische Schritte werden ausgeführt → Aufgabe „Bestellung bearbeiten“ wird eingeplant → zuständige Person bearbeitet die Aufgabe ``` ## Aufgaben werden nicht automatisch erledigt Joinpoints führt den eigentlichen Arbeitsschritt einer Aufgabe nicht selbst aus. Joinpoints plant und verteilt die Aufgabe. Die zuständige Person bearbeitet sie anschließend.

Ablauf mit Automatisierungen und anschließender Aufgabe

{% hint style="info" %} **Merksatz:** Automation = Joinpoints führt einen Schritt aus. Aufgabe = Eine Person muss einen Arbeitsschritt erledigen. {% endhint %} ## Was passiert nach Abschluss einer Aufgabe? Nach einer Aufgabe kann ein Folgeschritt starten. Nach Abschluss der Aufgabe kann beispielsweise Folgendes passieren: ``` Aufgabe wird bearbeitet bzw. abgeschlossen → Prozess-Phase ändern → weiterer Schritt kann folgen ``` Im Bestellprozess folgen auf **„Bestellung bearbeiten“** unter anderem diese Schritte: * **Prozess-Phase ändern** * **Bestellbestätigung versenden** So verbindest du manuelle Arbeitsschritte direkt mit automatischen Folgeschritten.

Folgeschritte nach Abschluss einer Aufgabe — Nach Abschluss einer Aufgabe können weitere automatische Schritte wie ein Phasenwechsel folgen.

Nach einer erledigten Aufgabe kannst du auch Bedingungen prüfen: ``` Wenn Aufgabe auf „Erledigt“, dann … → Bedingung prüfen → hinterlegten Folgeschritt ausführen ``` ## Aufgaben im Voraus planen Du kannst Aufgaben im Voraus planen. Sie erscheinen nicht sofort in der To-do-Liste. Joinpoints berücksichtigt den Arbeitsschritt bereits. Die Aufgabe wird erst bei Bedarf sichtbar. ``` Aufgabe wird im Voraus eingeplant → Joinpoints kennt die Aufgabe bereits → Aufgabe ist noch nicht relevant → Aufgabe wird relevant → Aufgabe erscheint in der To-do-Liste ``` Das hilft bei vielen gleichzeitig laufenden Vorgängen. ### Beispiel: viele Bestellungen Ein Beispiel umfasst **500 Bestellungen**. Mehrere geplante Aufgaben pro Bestellung sollen nicht sofort in der To-do-Liste erscheinen. Die Planung berücksichtigt diese Aufgaben. Sie erscheinen erst zur vorgesehenen Bearbeitung. Weitere Informationen enthält **Zeitplanung**. ## Unterschied zwischen Aufgaben und Automatisierungen | Aufgaben | Automatisierungen | | ------------------------------ | ---------------------------------- | | werden von Personen bearbeitet | führt Joinpoints aus | | plant und verteilt Joinpoints | führt Joinpoints direkt aus | | gehen an Personen oder Teams | benötigen keine Bearbeitung | | werden bei Bedarf sichtbar | starten beim vorgesehenen Auslöser | ## Check-Listen Check-Listen stehen im Prozess-Designer gemeinsam mit Aufgaben für manuelle Arbeitsschritte zur Verfügung. Die detaillierte Einrichtung und Konfiguration von Check-Listen wird auf dieser Seite nicht beschrieben.